Assalamualikum
wr.wb.
Hai pembaca, apa kabar semuanya ?
kali ini saya akan membagi ilmu di dunia perkantoran, tetapi bukan karena saya
sudah bekerja melainkan saya hanya mengulas pelajaran yang pernah saya pelajari
semasa di SMK. Banyak sekali ilmu yang saya pelajari tentang Administrasi
Perkantoran seperti :
·
Memahami prinsip –
prinsip penyelengaraan Administrasi Perkantoran
·
Mengelola dana kas
kecil
·
Melakasanakan tata
surat menyurat dan kearsipan
·
Tata cara bekerja
sama dengan kolega
·
Menangani dokumen
·
Mengelolan pertemuan
rapat
·
Memberikan Pelayanan
kepada pelanggan
·
Wirausaha
·
Tata cara menggunakan
Stenografi
·
Memahami Keselamatan,
Kesehatan Kerja dan Lingkungan hidup (K3LH)
·
Mempersiapkan
Perjalanan Bisnis
Sebelum
masuk ke dalam kegiatan yang dilakukan dalam administrasi perkantoran, alangkah
baiknya kita mengenal apa itu Administrasi Perkanotran secara mendalam.
Pengertian Administrasi
Di segala segi kehidupan pasti kita
akan menemukan ilmu administrasi. Maka itulah saya akan membahas administrasi
secara luas sebelum membahas sub sub pokok administrasi seperti administrasi
Perkantoran. Administrasi? Siapa yang tidak mengenal dan memakai ilmu
administrasi di kehidupan sehari-hari. Tanpa kita sadari setiap ari kita
menggunakan ilmu administrasi. Tetapi masih banyak orang yang belum mengenal
administrasi lebih dalam lagi. Dan masih banyak orang juga hanya melingkupkan administrasi sebagai
kegiatan yang berada didalam kantor. Padahal administrasi memiliki pengertian
yang sangat luas.
Kata Administrasi berasal dari
bahasa latin, yaitu Ad dan Ministrate. Ad yang berarti Intensif dan Ministrate
yang berarti melayani, membantu atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris,
administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha. Sedangkan
menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan
kegiatan yang meliputi pentepana tujuan serta penetapan cara – cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang erkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintahn, kegiatan kantor dan tata usaha.
Dalam arti yang sempit, administrasi
adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta
memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu
sama lain, atau dengan kata lain disebut dengan tata usaha.
Sedangkan dalam arti yang luas,
administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan kerja sama yag dilakukan oleh dua
orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam
struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Selain pengertian di atas, administrasi
juga di artikan oleh para ahli dibidangnya, seperti :
Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Soewarno Handayaningrat
Administrasi dalam pengertian yang
sempit berasal dari kata Administratie (Belanda) yakni meliputi kegiatan
pembukuan atau catat mencatat, surat –
menyurat dan yang lainnya yang bersifat teknis khususnya ketatausahaan (1988:2)
The Liang Gie
Administrasi dalam pengertian yang
lebih luas merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh suatu
kelompok orang mengenai suatu hubungan kerjasama yakni dengan mencapai tujuan
tertentu (1980:9)
Berdasarkan dari beberapa pengertian
diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses
penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
dalam kerja sama untuk mecapai tujuan tertentu.
Ruang Lingkup Administrasi
1. Organisasi, merupakan wadah dimana usaha kerja samaitu
diselengarakan. Wewenang, tugas, dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang
laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ialah
penetapan tujuan yang hendak dicapai.
2. Manajemen, merupakan kegiatan dalam administrasi untuk mengurus,
mebimbing dan mengarahkan agar suatu tujuan dapat tercapai.
3. Kepegawaian, merupaka kegiatan yang berhubungan dengan sumber tenaga
kerja yang sangat penting di dalam suatu kegiatan usaha.
4. Keuangan, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pembiayaan,
perencanaan pembiayaan, kegiatan akuntansi, kegiatan audit dan kegiatan
kegiatan dalam bidang keuangan.
5. Perlengkapan, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penyediaan
kebutuhan peralatan, perlengkapan kerumahtanggan dalam kegiatan usaha itu
sendiri.
6. Kepemimpinan, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan memimpin,
mengarahkan dan memotivasi seluruh unsure yang berasa dalam kegiatan usaha.
7. Tata Usaha, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas
menggumpulkan, mencatata, megirim, mengolah atau menyimpan data-data/ informasi
ang berkitan dengan kegiatan usaha.
8. Tata Hubungan, merupakan kegiatan yang berhubungan sebagai pondasi
dalam kegiatan usaha, jika tidak ada tata hubungan yang baik dalam usaha akan
dipastikan usaha tidak akan berjalan seperti tujuan awal dibangunya usaha, oleh
karena itu kita harus melakukan tata hubungan yang baik dengan karyawan,
kolega, pelanggan bahkan lingkungan sekitar usaha ataupun kehidupan kita
sendiri.
Setelah kita telah membahas tentang
administrasi dan ruang lingkupnya, sekarang kita membahas apa itu
kantor/perkantoran dan ruang lingkupnya.
Pengertian Kantor
Seperti yang sudah kita tau kantor adalah sebuah tempat
yang dimana di dalamnya terdapat kegiatan – kegitaan perusahaan. Tetapi
pengertian kantor ternyata lebih luas dari yang kita kira selama ini, mulai
dari pengertian menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) hingga menurut para
ahli.
Pengertian kantor secara etimologis
kantor berasa dari Belanda “Kantoor”, yang maknanya : ruang tempat bekerja,
tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahsa inggris
“office” memiliki makna yaitu : tempat memberikan pleyanan (service), posisi,
atau ruang tempat kerja. Sedangkan dalam Kamus Besar bahasa Indonesia (KBBI)
dapat diartikan sebagai balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perushaan dsb) ; tempat bekerja. Pengetian lainnya, kantor merupakan
suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil, dan personl
ketatausahaan untuk membantu pimpinan organsiasi.
Pengertian kantor dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan dalam arti statis:
Kantor dalam arti dinamis,
merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan/pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan sebagai
kegiatan ketatausahaan.
Sedangkan kantor dalam arti statis,
merupakan ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan,
badan, perusahaan, serta temoat atau ruangan penyeenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan,penyimpanan, penyampaian/pendistribusian
data /informasi.
Selain
pengertian diatas, saya juga akan menyampaikan beberapa pengertian kantor dari
para ahli, seperti:
Ulbert
Silalahi (1997:6)
Merupakan tempat penyelenggaraan
kegiatan – kegiatan ketatusahaan berlangsung disebut kantor, yaitu suatu unti
kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan, dan operasi pengelolaan
informasi.
Moekijat
Kantor ialah sebagai tempat dimana
pekerjaan tatausaha.
J.C
Denyer
Kantor ialah setiap tempat, dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada
tempat tersebut.
Prajudi
Atmosudirdjo
Kantor merupakan unit organisasi
yang terdiri atas tempat, staff personil, dan operasi ketatausahaan, guna
membantu pimpinan.
Dari beberapa pengertian diatas
dapat disimpulkan pengertian kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok
orang melakukan kegiatan ketatausahaan serta bertujuan memberikan pelayanan
komunikasi, pengelolaan infomasi yang berguna untuk keberlangsungan kegiatan
perusahaan dengan nama apapun yang diberikan untuk tempat tersebut.
Setelah kita mengetahui pengertian
lebih dalam tentang Administrasi dan Kantor, maka saya akan mengulas arti dari
Administrasi Perkantoran lebih mendalam.
Pengertian Administrasi Perkantoran
Secara umum orang mengartikan
administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan
catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali
dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan. Dalam arti luas pengertian
administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara
sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur
organisasi untuk mecapi tujuan secara efektif dan eifisien. Sedangkan dalam arti
sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan
penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan
organisasi.
Istilah administrasi perkantoran
dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen
kantor).manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang
memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secaraefektif dan member dampak kelancaran pada bidang
lainnya.dan berikut adalah pengertin administrasi perkantoran/manajemen kantor
menurut para ahli :
William
Spriegel dan Ernest Davies
Menurut William Spriegel dan Ernest
Davies, dalam bukunya yang berjudul Principle of Business Organization and
Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap
kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan, dan
penjualan.
George
R. Terry
Mengemukakan dalam bukunya yang
berjudul Office Management and Control, manajemen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordiasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan
pelaksanaanya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Millis
Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni
membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Willian
Leffingwell dan Edwin Robinson
Willian Leffingwell dan Edwin
Robinson dalam bukuna yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan
bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni
dan ilmu manajemen yang berkaitan denga pelaksanaan pekerjaan kantor secara
efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Arthur
Granger
Menurut Arthur Granger, dalam
bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari suatu organisasi.
W.H.
Evans
Dalam buku administrasi perkantoran
modern mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses
pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.
Dengan demikian, pada pokoknya
administrasi perkantoran/manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), menggarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan. Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak
tertibnya pekerjaan ketatusahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan
pekerjaan operatif, menghambat pengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh
pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.
Ruang
lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi
perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
Kegiatan
kantor :
·
Perencanaan
Perkantoran (Office Planning)
·
Pengorganisasian Perkantoran
(Office Organizing)
·
Pengarahan
Perkantoran (Office Actuating)
·
Pengawasan
Perkantoran (Office Controlling)
Sarana
dan Fasilitas Kerja Perkantoran :
·
Lokasi Kantor
·
Gedung
·
Peralatan
·
Interior
·
Mesin-mesin Kantor
Sekian penjelasan tentang pengertian
Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran & Ruang lingkup dari
Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran. Semoga tulisan saya dapat
menambah ilmu pengetahuan pembaca semuanya. Terima kasih atas perhatian pembaca
semua dan maaf apabila ada salah dalam penulisan entah itu susunan kata, ketikan, maupun persamaan isi dari blog
blog yang lain, karena saya juga masih belajar dari semua blog blog yang lain.
Wassalamualaikum
wr.wb
Sumber
:
Kamus
Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar